Dimensional insight accompagne les médecins avec une plateforme unique pour l'analyse financière, opérationnelle et clinique. L'application Ledger Adviser permet au personnel financier d'économiser 10 heures par semaine, soit 40 000 dollars par an. Diver permet d'observer les performances qualitatives de chaque médecin. La souplesse et la flexibilité de VIer permet à chacun, du médecin à l'analyste, d'utiliser les données de manière significative.
Contexte
Le groupe de médecins "Allied physicians group" est l’un des plus grands partenariats médicaux privés de la région métropolitaine de New York. Il comprend environ 130 pédiatres qui dispensent des soins axés sur le patient et collaborent aux meilleures pratiques. L'indépendance du groupe fait partie intégrante de son succès, car il n'appartient pas à un système de santé, à un hôpital ou à une compagnie d'assurance. Cette liberté permet aux médecins de ce groupe de diriger leurs patients vers les spécialistes qui conviennent le mieux à leur enfant.
Le challenge
En tant que groupe indépendant, il intègre des médecins propriétaires de leurs cabinets qui fournissent des soins de qualité à plus de 250 000 patients. Cependant, être un groupe indépendant impose aussi quelques défis :
- "Allied physicians group" accorde la priorité à la liberté de ses médecins, ce qui amène à travailler avec beaucoup de prestataires. Cela signifie aussi jongler avec différentes pratiques et différents modes de fonctionnement.
- Comme le groupe n'est pas affilié à un système hospitalier, il n’a pas le même niveau de ressources financières ni d’influence qu'un système plus étendu. Lorsqu'il s'agit d'affronter les companies d'assurances, il ne dispose pas des mêmes moyens que d'autres systèmes de santé gigantesques. Il doit donc être plus intelligent sur la façon dont il dirige l’entreprise.
- Le nombre de patients augmente rapidement dans les centres de soins d’urgence, en raison de la grande facilité offerte. Mais cela est une source d'inquiétude car les praticiens des urgences n'ont pas les antécédents des patients et ne les traitent pas de manière globale. Or, le groupe est toujours responsable du bien-être général de ses patients grâce à certaines mesures de qualité.
- De nouveaux modes de paiement fondés sur la valeur des soins dans le cadre de programmes tels que MACRA modifient le mode de remboursement des médecins. Le groupe doit donc assimiler ces nouvelles méthodes de paiement et être en mesure de mieux analyser les chiffres sur lesquels se base la qualité de ses prestations.
«Nous voulions un système flexible, évolutif et robuste. Et c’est l’un des points forts de notre travail avec Dimensional Insight: il répond à tous ces critères. ”
- Robert Creaven, vice-président exécutif des opérations chez Allied Physicians Group
Le but
Le groupe souhaitait mettre en œuvre une solution d'analyse lui permettant d'atteindre les objectifs suivants:
- Fournir des données sur les opérations à ses médecins (productivité, rendez-vous, comptes, etc.) qui leur permettraient de mieux gérer leurs pratiques individuelles.
- Être capable d'accéder aux données financières en temps réel qui montrent la performance de l'organisation dans son ensemble ainsi que les pratiques de chaque médecin.
- Montrez comment l’organisation se comporte sur divers indicateurs de qualité qui affectent le remboursement par les assureurs.
- Fournir une visibilité sur les patients afin que le groupe puisse être plus proactive en termes de planification, comme des visites de prévention et des rendez-vous pour la vaccination.
- Etre facile à utiliser, tant pour le personnel de bureau que pour les médecins, et constituer une plateforme sur laquelle l'organisation pourra créer de futures applications en fonction des besoins.
La solution
"Allied physicians group" a mis en place la plateforme Diver de Dimensional Insight en 2016. L'organisation avait d'abord entendu parler de Dimensional Insight par "ALN Medical Management", qui lui fournit une technologie de gestion du cycle de revenus.
"Nous recherchions une plateforme qui constituerait un guichet unique pour que nos médecins puissent tout savoir sur leur métier, leurs revenus et leurs volumes - et qui soit également facile à utiliser pour eux", déclare Robert Creaven, vice-président exécutif des opérations. "Nous voulions un système flexible, capable de changer selon les besoins et robuste. Et c’est l’un des points forts de notre travail avec Dimensional Insight: il répond à tous ces critères."
Le groupe médical a mis en œuvre la technologie de Dimensional Insight en trois phases :
Phase 1: le groupe a déployé Diver, la technologie de base de Dimensional Insight, qui fournit des analyses sur les opérations, notamment la productivité de chaque médecin, les revenus, les nominations et les comptes débiteurs.
Phase 2: le groupe a déployé General Ledger Advisor, une application basée sur Diver. Grâce à General Ledger Advisor, les médecins peuvent facilement visualiser leurs données financières en temps réel, sans avoir à attendre qu'un rapport mensuel soit généré.
Phase 3: le groupe a étendu la mise en œuvre de sa plateforme Diver pour inclure des tableaux de bord cliniques. L’organisation peut maintenant extraire des informations et les mettre dans un tableau de bord afin de voir comment elles se comportent en termes de mesures de la qualité, et transmettre à ses médecins des informations sur le type de patients, les visites ou les vaccins.
"D'un point de vue analytique, avec GL Advisor, il est beaucoup plus facile pour moi d'entrer dans les détails. Par exemple, je peux regarder toutes mes divisions dans leur ensemble, ou par division, par médecin, par département, ... Je suis vraiment capable de voir comment nous nous débrouillons financièrement dans tous les segments de l'entreprise, puis de plonger et de voir les détails si besoin est. "
- Valerie Mayer, vice-présidente des finances d'Allied
Avec Diver, le groupe médical peut désormais afficher toutes ses statistiques importantes en un seul endroit. Une fois que Robert Creaven a visualisé les données d'exploitation, il en a transmis l'essentiel aux partenaires médecins afin qu'ils puissent prendre de meilleures décisions concernant leurs pratiques respectives. Cela peut inclure des données telles que la dotation en personnel et les périodes d'utilisation maximales, ce qui peut conduire à des décisions telles que les heures optimales d'ouverture des cabinets.
"Avec la croissance des centres de soins d'urgence, nous devons faire en sorte que nos patients comprennent l'intérêt de voir leurs propres médecins pédiatriques au lieu d'aller dans l'un de ces centres", explique Creaven. "Les capacités de reporting de Diver nous ont vraiment aidés en montrant à nos partenaires des informations telles que les patients nécessitant une consultation et les patients en retard pour une visite de consultation. Amener ces patients à la porte pour des visites régulières est important non seulement pour leur santé, mais également pour entretenir la relation avec leur fournisseur de soins pédiatriques."
Selon Robert Creaven, l’un des points forts de Diver est sa flexbilité en termes de fourniture de données à chaque utilisateur dans le format le mieux adapté à son utilisation. Par exemple, le bureau central emploie un analyste du secteur médical, Jeff Jones, qui analyse les chiffres et apprécie la robustesse des capacités de plongée du produit. D'un autre côté, les médecins n'ont généralement ni le temps ni la maîtrise nécessaires pour effectuer ce niveau de calcul. Pour eux, les visualisations intuitives de Diver fournissent les données dont ils ont besoin pour absorber rapidement et ensuite passer aux visites des patients.
Valerie Mayer, vice-présidente des finances, utilise quotidiennement Diver et apprécie le fait qu'elle puisse afficher les données financières de l'organisation de différentes manières : "Par exemple, je peux regarder toutes mes divisions dans leur ensemble, par division, par médecin, par département, ... Je suis vraiment capable de voir comment nous nous débrouillons financièrement dans tous les segments de l'entreprise, puis de plonger et de voir les détails si besoin est. "
Grâce aux données qu’elle peut consulter dans GL Advisor, Valérie Mayer est en mesure de travailler avec les partenaires médecins sur divers aspects de leurs activités. Par exemple, elle peut examiner les chiffres d'un cabinet pour le comparer aux autres et aider les partenaires à prendre des décisions en temps réel concernant les finances, plutôt que d'attendre la fin du mois.
Sur le plan de la qualité, le groupe médical commence tout juste à diffuser sa matrice aux prestataires, qui montre comment ils se comportent sur diverses mesures cliniques. Andrew Phillips, directeur de la gestion de la qualité, a déclaré: «Il existe 17 compagnies d'assurance différentes, qui ont toutes leurs propres exigences en matière de rapport et d'attribution. Tous ces éléments alimentent notre programme de qualité, et le succès du programme repose sur les données. "
Selon Phillips, l'objectif des tableaux de bord cliniques est d'examiner les différentes exigences des opérateurs et de définir des objectifs internes pour les différentes pratiques. Le bureau central d’Allied peut utiliser les données pour déterminer les pratiques qui fonctionnent bien et les autres. Le bureau peut alors déterminer les domaines spécifiques d’opportunité et d’amélioration.
Les résultats
Le groupe médical a réalisé des économies grâce à son déploiement d’analyses. Selon Vélerie Mayer, le General Ledger Advisor épargne à son personnel financier environ 10 heures de travail par semaine, soit une économie de 40 000 dollars par an.
Plus que cela, Valérie Mayer dit que les économies proviennent de la capacité de prendre de meilleures décisions plus rapidement - ce qu’elle ne peut pas quantifier.
Creaven fait écho à ce sentiment. Il dit: "Dimensional Insight nous a permis de devenir une organisation analytique, ce que nous n’avions jamais été auparavant. La valeur monétaire n’a pas encore été mesurée, mais si vous regardez comment nos pratiques sont gérées, comment les données sont utilisées pour prendre des décisions, comment nous avons permis à certaines cabinets de se comparer aux autres et de s'améliorer, vous pouvez voir toute la valeur. Personne n'est venu me dire que ça n'en valait pas la peine. Nous en avons eu pour notre argent avec Dimensional Insight. Cela n'a jamais été une question. "
Et après
Le groupe médical est continuellement à la recherche de nouveaux moyens d’obtenir encore plus de valeur avec son déploiement de Diver. Par exemple, l'organisation utilise actuellement un programme de cartographie dans Diver qui répertorie la population de patients dans tous les sites. Il espère utiliser cette fonctionnalité à l'avenir pour cartographier la propagation des maladies et les autres tendances médicales dans sa région.
"Si je pouvais savoir d'où viennent les patients ou qui tombe malade, cela serait très utile pour nos partenaires" déclare Creaven. "Notre bureau serait en mesure de dire: Écoutez, nous pouvons voir sur la carte qu'il y a plus de grippes ici, avez-vous besoin de plus de ressources? Et nous pourrions alors répondre en temps réel. "
Leçons apprises
Creaven estime qu'il est important que les utilisateurs réfléchissent au résultat final avant de mettre en œuvre l'analyse, et de concevoir le tableau de bord en conséquence :"Il s'agit vraiment de comprendre ce dont vous avez besoin, qui a besoin de le voir et pourquoi ils ont besoin de le voir" . Il apprécie aussi la robustesse et les capacité d'adaptation de Diver.: "C'est impressionnant ce que nous pouvons faire avec cette plate-forme. "