L'université suédoise Dalarna utilise Diver pour établir facilement son rapport annuel au ministère de l'Education. Diver permet aussi de suivre les indicateurs de performance dans tous les secteurs. Les gestionnaires des 3 écoles de Dalarna peuvent prendre des décisions lors de la planification de programmes et de cours futurs.
Contexte
Le challenge
Le système éducatif suédois est entièrement financé par des fonds publics. Le gouvernement finance les universités en fonction du nombre d'étudiants à temps plein et du moment où ces étudiants suivent un cours. Afin de recevoir de l'argent public, les universités comme Dalarna doivent suivre de près les données pertinentes relatives à leurs étudiants. Les étudiants suédois et européens ne sont pas obligés de payer leurs études, mais les étudiants extérieurs à l'Union européenne doivent payer des frais de scolarité. Chaque année, Dalarna doit préparer un rapport annuel rassemblant toutes ces statistiques et présenté au ministère de l'Éducation. Le nombre d’étudiants contribue à fournir un budget à Dalarna, ce qui aide l’université à planifier les programmes et les cours dans chacune de ses écoles.
Le but
Dalarna recherchait une solution analytique lui permettant:
- Garder plus facilement trace de ses données financières - en suivant le nombre d’étudiants inscrits ainsi que les cours terminés. Le travail devenait impossible à faire en utilisant des tableurs.
- Assurer le suivi de certains indicateurs de performance clés (KPI) qui pourraient aider non seulement l’université dans son ensemble, mais également chaque département, programme et cours.
- Améliorer chaque année la planification avancée des programmes et des cours.
La solution
Dalarna utilise la plateforme Diver de Dimensional Insight, pour transformer ses données en informations exploitables. L'université a créé un portail appelé Linnea qui contient des tableaux de bord sur tous ses KPI et produit divers rapports selon un affichage facile à consulter.
Les quatre systèmes principaux qui alimentent DivePort sont le système de gestion financière de l'université, le système de ressources humaines, le registre des étudiants et le système de gestion des admissions. Dalarna utilise des informations provenant de toutes ces sources pour rédiger son rapport annuel au ministère de l'Éducation.
«Diver nous aide à créer une base fiable pour les traitements ultérieurs au sein des différentes parties de notre organisation», déclare Johan Hedman, responsable des systèmes d'information à l'Université Dalarna. "Grâce à DivePort, nous avons la possibilité de créer de meilleures rapports de nos quatre systèmes intégrés. Par exemple, un contrôleur financier de Dalarna se connecte à DivePort tous les jours au lieu de se connecter au système financier source, car il est plus rapide et plus facile à utiliser. Là, il obtient toutes les données nécessaires, du comparatif des résultats par rapport au budget prévisionnel, au nombre d’étudiants inscrits par rapport à la même période de l’année précédente".
Les résultats
Avec Diver, Dalarna a réussi à organiser toutes les informations nécessaires au gouvernement dans son rapport annuel. «Les informations fournies via notre portail DivePort constituent une grande partie de la base de données rapportée dans le rapport annuel au ministère de l'Éducation», déclare Hedman. «Tous les calculs de financement sont effectués via Diver et affichés dans DivePort. C'est un soutien énorme pour nos contrôleurs financiers et commerciaux.»
Dalarna utilise également Diver pour suivre un certain nombre de KPI critiques, utilisés à tous les niveaux, de l’école entière à chaque département, programme et cours.
Les KPI sont:
- Nombre annuel d'étudiants à temps plein
- Nombre de performances annuelles
- Note de performance
- Taux d'application
- Résultat financier par rapport au budget
Bien que certains KPI soient utilisés de manière plus cohérente que d’autres, il est important que Dalarna les intègre dans le système car il pourrait y avoir des changements dans ce que le gouvernement demande aux universités de suivre afin de fournir un financement. À ce moment-là, Dalarna a une longueur d'avance sur la façon dont elle garde la trace de ses données.
Dalarna a également recours à Diver pour l'aider à planifier. Les gestionnaires de ses trois écoles utilisent les informations contenues dans DivePort - données actuelles et historiques - pour planifier des programmes et des cours futurs.
Et demain?
Comme une grande partie de ses finances dépend du nombre d'étudiants inscrits, Dalarna a lancé un programme pilote concernant la planification de l'étudiant. Il utilise les données de Diver, qui fonctionne bien avec un autre système qui permet de prédire combien d’élèves seront à Dalarna à l’avenir et dans quels programmes.
Le personnel est toujours impressionné par ce que Diver peut faire. Hedman cherche toujours à aider l'université Dalarna à améliorer ses programmes en utilisant Diver. Il sait que la solution est suffisamment souple pour être utilisée plus largement qu'aujourd'hui. Il ajoute: «Nous pouvons créer notre propre design et nos propres fonctionnalités, en les adaptant et en répondant à nos besoins spécifiques."