hopital decision analytique 1Après l’ouragan Maria de septembre 2017, Doctors Center Hospital a réussi avec Diver  à recenser les patients au sein de ses établissements surpeuplés. L'hôpital a ainsi pu doubler le nombre d'admissions aux urgences grâce à une meilleure visibilité. Le tableau de bord de Diver permet de s'améliorer sur les délais d'admission aux urgences. 
 

Contexte

Le "Doctors Center Hospital" est composé de quatre hôpitaux situés à Porto Rico, avec un total de 650 lits, ce qui en fait le troisième plus grand système de santé de l'île. 

Le Doctors Center Hospital croit fermement en la technologie. Il s'agit du seul hôpital de Porto Rico à atteindre l'étape 6 du modèle d'adoption HIMSS EMR. La mission de l'hôpital est d'offrir aux patients des soins de qualité, avec engagement, dévouement et efficacité. Il fonctionne avec des valeurs qui incluent l'honnêteté, le respect, le travail d'équipe, le leadership et le maintien d'une attitude positive.

En septembre 2017, deux ouragans se sont succédé à Porto Rico: l'ouragan Irma et l'ouragan Maria. Ces ouragans ont dévasté certaines parties de l'île et ont affecté le fonctionnement des quatre sites de l'Hôpital du Centre de Médecins.
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Le challenge

Comme de nombreux hôpitaux, le Doctors Center Hospital dispose d’une abondance de données cliniques, opérationnelles et financières qu’il doit comprendre pour améliorer la prise de décision. En 2014, l'organisation a mis en place un DITE MEDITECH et, par conséquent, a accédé à plus d'informations sur les patients. Cependant, les décideurs ont souvent constaté qu'ils travaillaient avec des chiffres différents de ceux sur lesquels leurs collaborateurs réfléchissaient. L'hôpital avait besoin non seulement de pouvoir afficher les données de manière plus conviviale, mais également d'accéder aux données régies. Cela garantirait que tout le monde consulte les mêmes données de la même manière.

En outre, l’hôpital faisait face à des difficultés de remboursement des soins. Environ 30 à 40% de son paiement est capitalisé, ce qui signifie que l’assurance fournit un paiement fixe pour les services rendus. Les compagnies d’assurance de Porto Rico tentent également d’empêcher les patients d’obtenir des soins en milieu hospitalier et les invitent à aller dans des groupes médicaux indépendants. 

Cela implique que le Doctors Center Hospital doit être plus intelligent en ce qui concerne ses revenus et ses coûts. Il doit améliorer les soins des patients en fournissant le meilleur traitement. Cela réduira à son tour des mesures telles que la durée moyenne du séjour et les réadmissions. Les données sont donc au cœur de cette stratégie.

Le but

Le Doctors Center Hospital a cherché à mettre en place une solution d'analyse des soins avec les objectifs suivants:

  1. Fournir un tableau de bord que la direction de l'hôpital - et en particulier son président, le Dr Carlos Blanco - pourrait examiner facilement. Cela lui fournirait quotidiennement les principaux paramètres de l'hôpital, notamment le recensement, les admissions et les sorties sur ses quatre sites.
  2. Fournir un tableau de bord qui capture les indicateurs du service d'urgence de chaque hôpital, tels que le délai d'admission et le temps total de visite.
  3. Permettre au personnel de l'hôpital de prendre des décisions plus éclairées concernant la dotation en personnel et les options de traitement pour les patients grâce à l'utilisation de données.
  4. Assurer la gouvernance des données grâce à l'utilisation de règles centralisées garantissant que toutes les parties prenantes examinent les mêmes données de la même manière.

La solution

Le Doctors Center Hospital a mis en œuvre la plateforme Diver de Dimensional Insight à la suite d'une recherche approfondie d'une solution d'analyse des soins médicaux. Pedro Ríos-Mercado, directeur informatique de l'hôpital, a d'abord examiné les quatre principaux fournisseurs figurant dans le classement annuel «Best in KLAS» et a visité chacun de leurs stands lors du salon professionnel annuel HIMSS.

«Dimensional Insight était le seul fournisseur à avoir parlé de la gouvernance des données et de la manière de le faire en utilisant des numéros de système de gestion,» déclare Ríos-Mercado. «De plus, Dimensional Insight avait la solution la plus clé en main avec notre MEDITECH EHR et le tableau de bord était le plus simple à regarder.»

Le Doctors Center Hospital a tout d'abord mis en place un tableau de bord de direction qui suit les principaux indicateurs de performance que le président de l'hôpital examine chaque jour. Les indicateurs de performance sont fournis par Measure Factory, qui est un complément à Diver. Elles sont basées sur les règles du CMS - mais sont également personnalisables - et fournissent un moyen normalisé permettant à tous les départements de l’hôpital d’examiner les données. Les mesures incluent le recensement de chaque installation, le nombre d'admissions, le nombre de sorties, les réadmissions, la durée moyenne de séjour et d'autres mesures de qualité.

Chaque matin, le président Blanco examine le tableau de bord à la première heure, puis commence à poser des questions. Il examine la situation tout au long de la journée pour voir comment les chiffres ont changé", explique Ríos-Mercado. "Le tableau de bord est la base de notre prise de décision."

Le Dr Blanco a déclaré: "En tant que président d'un système de quatre hôpitaux, je dois me tenir au courant des opérations quotidiennes pour optimiser les ressources nécessaires à mon entreprise. Le tableau de bord a permis de disposer de la vue d'ensemble quotidienne nécessaire à la gestion de cette opération complexe, et il me permet d'accéder immédiatement au type d'informations détaillées nécessaires à l'exécution de l'opération".

Pour le personnel infirmier, il est essentiel de pouvoir consulter le recensement en temps réel pour prendre des décisions en matière de dotation. Amis Reyes, infirmière en chef, explique qu'elle utilise le tableau de bord pour comprendre le recensement total et le recensement par étage : "nous devions auparavant consulter des journaux sur du papier afin de comprendre des chiffres tels que les arrivées et les sorties, et il était très difficile d’obtenir les informations dont nous avions besoin. Grâce à Diver, nous disposons désormais d'informations en temps réel qui nous permettent de voir le roulement du personnel et des patients, ce qui nous aide à prendre de meilleures décisions."

Le personnel infirmier utilise également Diver en association avec son MEDITECH EHR pour suivre les commandes et s'assurer que les prestataires suivent le traitement recommandé et le documentent correctement. Le Doctors Center Hospital espère renforcer la façon dont le personnel infirmier utilise Diver en construisant un tableau de bord complet pour les soins dans lequel davantage de métriques seront conservées au même endroit.

Suite au succès du tableau de bord exécutif, le Doctors Center Hospital a décidé de mettre en place un tableau de bord pour le service des urgences. Avec un volume important - près de 5 000 patients par mois - l'hôpital doit comprendre des indicateurs clés tels que le temps nécessaire pour qu'un patient voie un médecin et le temps total de sa visite. L’hôpital a des objectifs ambitieux en termes de réduction du temps total passé par un patient aux urgences, et ce tableau de bord aide à fournir des chiffres essentiels pour l’aider à atteindre cet objectif.

L’auditeur interne Jesús Santiago explique: "Les urgences sont notre service le plus important. Il est très utile pour nous d'avoir toutes les données sous les yeux afin de voir comment nous nous en tirons dans chacun des domaines et de comparer les temps entre nos quatre hôpitaux."
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Les résultats

Peu de temps après la mise en place de Diver, les ouragans Irma et Maria ont touché Porto Rico. Immédiatement après Maria, l’hôpital n’était plus alimenté en électricité et ses capacités en générateurs étaient limitées. Quelques jours après l'ouragan, l'hôpital a constaté qu'il y avait un afflux de patients, mais un personnel limité pour les aider, car les membres du personnel ne pouvaient pas se rendre au travail. Le tableau de bord de Diver a été en mesure de fournir certaines informations.

"Nous venions tout juste d'avoir les chiffres du recensement, nous avons donc pu voir combien de patients étaient à l'hôpital et dans quels secteurs de l'hôpital ils se trouvaient", a déclaré Ríos-Mercado. "Même si notre personnel était limité, nous avons pu identifier les zones où les besoins étaient les plus pressants au sein de l'hôpital". Maintenant que le tableau de bord des urgences est opérationnel, le Doctors Center Hospital sera encore mieux préparé en cas de nouvelle tempête.

En outre, bien que la mise en œuvre de Diver soit relativement nouvelle, l’hôpital a été en mesure d’obtenir des résultats rapides. Par exemple, une fois que la direction a pu consulter les chiffres des admissions pour chacun des quatre hôpitaux, elle a constaté que son hôpital en Caroline admettait 4 fois moins de patients aux urgences que les trois autres hôpitaux. Après enquête, l'hôpital a constaté que l'établissement de Caroline n'utilisait pas autant de consultations de médecin que les autres hôpitaux. Elle a depuis doublé son taux d’admission aux urgances et a amélioré son recensement quotidien.

L’hôpital peut maintenant mieux comprendre quelles mesures correspondent aux améliorations. Comme l'explique Santiago: "Avant de mettre en œuvre Diver, nous pensions que le recensement était la métrique la plus importante. C'est toujours très important, mais nous avons aussi compris l'importance d'améliorer la durée moyenne du séjour. Il est important de garder les patients ici pendant le temps voulu, mais de ne pas dépasser cela."

La direction transmet ces informations au directeur médical et aux médecins. À partir de là, l’équipe peut commencer à apporter des améliorations. Santiago est également satisfait des données en temps réel fournies par Diver : "nous devions auparavant attendre longtemps pour rendre compte de ce qui s’était passé dans nos hôpitaux le mois précédent. Nous avons tous nos rapports en moins de 10 jours après la fin du mois, ce qui nous aide d’un point de vue financier."

Et demain?

Dans l’ensemble, l’hôpital a pris conscience de la valeur apportée par Diver. Maintenant, il travaille à augmenter l'adoption dans l'ensemble de l'organisation. Ríos-Mercado a déclaré: "Si nos dirigeants commencent à comprendre le sens des indicateurs de performance et s’en servent quotidiennement pour fonder leurs décisions, nous savons que nous avons réussi".

Ríos-Mercado estime que les autres entreprises qui souhaitent implémenter l'analyse doivent prendre en compte tous les coûts d'une solution, pas seulement les coûts de la technologie initiale. Au cours de son processus de validation des fournisseurs, il a interrogé les fournisseurs sur le support technique nécessaire. Dans tous les cas, à l'exception de Dimensional Insight, il aurait dû faire appel à un analyste de données ou à un administrateur de base de données pour créer de nouveaux rapports. Ríos-Mercado déclare: "lorsque j'ai ajouté tous les coûts, les autres solutions avaient un coût total plus élevé. Je voulais utiliser nos connaissances et notre personnel pour le processus d’adoption du produit, et non pour avoir à construire et à maintenir le produit. Dimensional Insight nous permet de le faire et d’utiliser nos ressources là où elles offrent le plus de valeur. "