Le groupe de prêt-à-porter New Balance était doté d'un système informatique ancien et perdait en temps et en qualité en terme d'analyse du business. L'adoption de Diver a permis au groupe de réaliser des analyses de données rapides et précises, dans tous les services, de la fabrication de nouvelles chaussures à la gestion des stocks dans le monde entier.
Contexte
New Balance génère un chiffre d'affaires supérieur à 2 milliards USD avec ses vêtements et chaussures de sport pour homme, femme et enfants. La société de Boston emploie plus de 4000 salariés.
Challenge
Le groupe, doté d'un système ERP ancien, devait imprimer beaucoup de rapports, prenait du retard face aux demandes des divers services et ne
pouvait pas exploiter les données dans des formats accessibles et exploitables. Les demandes croissantes de rapports spécifiques concernant les produits, les secteurs d'activité, les ventes, la production...n'étaient pas satisfaites. Lorsque le rapport était enfin prêt, les données étaient déjà obsolètes.
Solution Diver
La direction s'est dotée de la solution Diver. Les directeurs de chaque service, situés dans plusieurs pays, l'utilisent pour naviguer dans les modèles de données, répondre à leurs propres questions de manière autonome et analyser leurs secteurs. Avec son système d'accès personnel et sa flexibilité, Diver a permis de supprimer 25% des impressions de rapports, tous les rapports à utilisation unique et a rattrapé toutes les demandes en attente.
La mise en œuvre s'est déroulée très rapidement. New Balance a construit ses deux premiers modèles de données en une nuit : celui des commandes en cours et celui des expéditions réalisées. Une équipe pilote a eu accès à ces modèles et, pour la première fois, a vraiment pu avoir une visibilité au sein des données pour faire toutes les analyses nécessaires, générer tous les rapports de manière autonome. Dans les données d'expédition, ils pouvaient cliquer sur une série particulière, comme la Foot Locker, et voir les commandes de l'année passée. Ces informations étaient quasiment impossibles à obtenir auparavant.
Quand cette équipe pilote s'est familiarisée avec Diver, tous les directeurs ont été interrogés sur leurs besoins en information. Rapidement, chaque donnée a pu être transmise à la bonne personne au bon moment. 40 modèles ont été créés et rendus accessibles aux différents services du groupe. Pour cela, il a fallu extraire des données de différentes bases et donc créer un système de mise à jour automatique des modèles sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Diver est un outil très facile à utiliser et génial pour l'utilisateur final. Tous les directeurs et tous les commerciaux l'utilisent désormais en toute autonomie pour accéder aux chiffres clés de l'entreprise. Les gens apprennent beaucoup sur le groupe avec toutes les données. Diver a permis à tous les salariés d'être plus productifs, de prendre de meilleures décisions et d'être plus efficaces.
New Balance utilise Diver pour surveiller et gérer les performances des magasins physiques et de l'activité émergente de e-commerce, en comparant les chiffres clés, les objectifs de vente, les budgets, la croissance annuelle, les meilleures ventes de produits, le trafic en boutiques. Diver inclut les systèmes ERP, de cycle de vie des produits, de stockage, de distribution. Avec plus de 1200 utilisateurs dans le monde, Diver est l'application la plus utilisée au sein de New Balance.
La solution Diver est exploitée dans tous les services du groupe : étudions en détail le cas du service clients, du marketing, des ventes, des finances.
Service clients
Diver permet de vérifier que les expéditions se font à l'heure. Le département peut ainsi suivre les commandes dont la date d'annulation est imminente, vérifier les remises effectuées, analyser les expéditions pour une meilleure planification.
Département des ventes
Le secteur des ventes utilise Diver pour comparer les ventes d'une période à l'autre. Les modèles créés comprennent :
- commandes en cours
- ventes nettes réalisées depuis le début de l'année
- commande en cours + ventes nettes réalisées
- ventes et retours de l'année en cours
- ventes et retours de l'année passée
- comparaison des ventes et retours de l'année en cours et de l'année passée
- commandes mensuelles
Les commerciaux peuvent répondre à toute question en plongeant dans une dimension d'un modèle de vente telle que : numéro de client, territoire, division, géographie, période comptable hebdomadaire et mensuelle, catégorie de produits (course ou marche), sous-catégorie de produits (homme, femme, enfant), type de compte (grands magasins ou boutiques spécialisées), état, style...
C'est important de pouvoir analyser les ventes par style et par largeur. Par exemple, si un client passe une commande pour une largeur D mais que son historique de commandes passées indique une autre largeur, le service clients peut interroger le client pour vérifier la commande et éviter un retour et améliorer la gestion de son stock en terme de largeurs et de pointures, car le stock est basé sur les commandes générées l'année précédente. L'analyse des styles passés permet de prédire les largeurs commandées dans les nouvelles collections.
Département marketing
Le marketing utilise Diver pour générer les prévisions de ventes et planifier les nouvelles collections. Il tient un calendrier mensuel des ventes par taille et par style. Il anticipe les demandes et passe des commandes dans le système. Il fait aussi des prévisions sur l'intérêt pour un nouveau style en analysant les ventes et les commandes, ainsi que la comparaison des nouveaux styles par rapport aux anciens.
Une nouvelle chaussure se crée avec un an d'avance. Si l'on veut créer le modèle 609, qui est une nouvelle version du modèle 608, on analyse les commandes de 608 en nombre mais aussi par taille et par largeur. Cela permet de réduire les coûts de production en éliminant les tailles ou couleurs qui ne se vendent pas pour un modèle donné.
Département des finances
Ce service analyse les prévisions mensuelles, y compris les commande en cours. Le modèle permet d'accéder à la facturation et aux transactions pour le mois actuel et le mois précédent. Le département des finances a une vision indépendante de celle du département des ventes. Il analyse les remises et les prévisions de ventes des futurs mois. Cela permet d'avoir une meilleure compréhension des remises et de la rentabilité d'un client ou d'un produit. Les ventes en dollars des 40 000 modèles New Balance à leurs 5 000 clients avec différents niveaux de remises sont complexes.
Le département analyse aussi les remboursements réalisés et leurs causes (produit défectueux par exemple). Diver permet d'accéder à toutes ces informations directement, sans faire appel au système ERP. S'il y a une erreur de prix dans l'ERP, Diver le trouvera, le plus souvent avant l'expédition ce qui permettra de corriger l'erreur à temps.
Diver imprègne tous les aspects du département :
- analyse des stocks
- prévisions de pertes et de bénéfices
- segmentation et analyse du business
- comptes débiteurs
- contrôle des prix de revient
Quel est le retour sur investissement de Diver ? Le directeur financier ne l'a pas quantifié tant il lui semble évident : meilleure gestion des erreurs de prix ou de remises, baisse des coûts notamment sur l'ERP et la masse salariale. En phase de croissance, le département des finances est capable de gérer la montée en puissance sans ajouter de ressources humaines.